In completa sinergia con i vertici della sezione questa volta mi diverto ad affrontare un problema che da tempo si conosce ma che proprio in questi giorni è di forte attualità a Sassuolo e cioè quello dell’archivio.
Mi è stato chiesto, in quanto pensionato con 40 anni di esperienza d’ufficio, di affrontare il problema dello svuotamento delle cartelle dei donatori riponendo in altro luogo, e possibilmente razionalmente, i consensi alla donazione e cioè i fogli che i donatori compilano e firmano davanti al medico.
Ho tempo, occorre che il mio vecchio cervello rimanga in movimento per non correre rischi maggiori ed ho pertanto accettato. Non l’avessi mai fatto!!!!!!
Quando ho valutato l’entità del lavoro mi ha preso un colpo (gravissimo alla mia età) e mi spiego.
Da archiviare (dal 2002 al 2018) 17 anni, facciamo una media di 4000 donazioni all’anno e ci troviamo a dover maneggiare 68.000 documenti, un’enormità.
Se poi calcoliamo che ogni documento contiene in media 4 fogli (oggi sono almeno 6) raggiungiamo la meravigliosa cifra di oltre 270.000 fogli.
In un improvviso momento di disperazione ho rifatto i conti che purtroppo rimangono questi. Se poi aggiungiamo (visto che tutto si deve tenere per 30 anni) anche i documento archiviati fino al 2001, Dio mi scampi dal pronunciare un numero fuori dal mondo.
Ho preso l’impegno e non mi sottrarrò all’impresa: il presidente ha trovato raccoglitori usati (gli scatoloni con materiali alla rinfusa non ci piacciono), con i volontari (Carla in particolare) ci daremo da fare e speriamo di aver tempo a campare.
A proposito: nel nostro pur capiente archivio sono riposte anche (sempre per 30 anni) le cartelle dei dimessi che mi rifiuto di quantificare: sono lì e non sarò certo io a curarmene.
Un dubbio però mi viene: anni fa ci dissero che grazie ai computer la carta sarebbe scomparsa e che nel 21° secolo probabilmente le cartiere avrebbero dovuto ridurre sensibilmente la loro attività: meno male!
Non è per caso che le cartiere l’hanno avuta vinta loro?
Cercare responsabili ovviamente non è compito mio né tanto meno mi interessa. Mi limito ad un appello ai nostri capi perché, oltre ad operare nell’organizzazione interna, si diano da fare perché a livello legislativo nazionale, si possa vedere di razionalizzare quello che è un problema certamente non da poco.
Ad esempio: io ho donato l’ultima volta circa 20 anni fa. Mi dite a cosa serve quel mio consenso alla donazione per altri 10 anni?
Chiudo con una banale constatazione. Vi sembra normale che dobbiamo essere considerati alla stregua di una ASL? In fondo siamo solo una sezione Avis gestita da volontari!!!!!!!!!!!
Stefano Tosi
Certo il compito è gravoso, affidato a persona di bona volontà, ma forse non preparata. La carta contiene documenti, i documenti garantiscono informazioni (amministrative, giuridiche, operative) e assicurano la buona gestione di qualsiasi ente. Riordinare un archivio stabilendo che cosa si conservi e che cosa si possa scartare, è affare serio, che va trattato disponendo di personale qualificato e retribuito: si chiamano “archivisti” e sono disponibili su tutto il terrirorio nazionale.
Certo l’AVIS è una associazione di volontariato, ma essa non può sottrarsi alla buona gestione dei documenti, che ne assicuri funzionalità ed efficienza. Interpellate un archivista o una associazione di archivisti (come l’Anai Sezione Emilia Romagna) e otterrete servizi di grande utilità e qualità.
Consultarsi con la direzione nazionale, ponendo la questione in termini generali, potrà, inoltre, innescare il diffondersi di buone pratiche che solleveranno le singole sezioni dai dubbi amletici descritti nell’articolo di Stefano Tosi.
Grazie, sig. Tedesco, per il suo puntuale commento. Non possiamo che concordare sull’importanza della documentazione, come ulteriore elemento di sicurezza sul percorso storico e sanitario di ciascun donatore. La cura dell’archivio a cui si riferisce l’articolo consiste nella conservazione delle cartelle dei donatori, attivi e dimessi, in base a quanto prescritto dalla normativa. E’ un’ attività che non richiede particolari competenze se non costanza e ordine, per questo può essere efficacemente svolta dai nostri volontari, pur adeguatamente formati.
E’ evidente che il lavoro è più gravoso quanti più sono i donatori, come nel caso di Sassuolo, ma ben vengano le carte se corrispondono ad altrettante sacche di sangue donate.
E’ altrettanto evidente che qualora un cambiamento della normativa nazionale dovesse richiedere una maggiore competenza ai nostri uffici, saremo pronti ad affidarci a figure qualificate di adeguata professionalità, quali quelle da lei suggerite.
Un cordiale saluto.